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Vademecum réunion d’installation des organes délibérants entre le 23 mai et le 28 mai 2020

 

Le décret n°2020-571 du 14 mai 2020 fixe au lundi 18 mai 2020 la date d’entrée en fonction des conseillers municipaux et communautaires élus dans les communes dont le conseil a été intégralement renouvelé dès le premier tour des élections municipales et communautaires.

Conformément aux dispositions de l’article 19.III de la loi d’urgence du 23 mars 2020 modifiée, la première réunion du conseil municipal se tient de plein droit au plus tôt cinq jours et au plus tard dix jours après cette entrée en fonction.

En conséquence, la première réunion des conseils municipaux élus au complet lors du premier tour de scrutin doit avoir lieu entre le samedi 23 mai 2020 et le jeudi 28 mai 2020.

 

Ces réunions d’installation des conseils municipaux, au cours desquels sont élus les maires et les adjoints, doivent se dérouler dans le respect des prescriptions sanitaires en vigueur.

À noter qu’en vertu des dispositions de l’ordonnance n°2020-413 du 8 avril 2020, il peut être procédé à l’élection du maire et des adjoints quand bien même des vacances seraient intervenues depuis le 15 mars 2020 (démissions, décès)

La convocation

Les maires et des adjoints étant élus au scrutin secret, la réunion d’installation doit se tenir en présentiel, ce qui exclut toute organisation par téléconférence.

Le conseil municipal est convoqué par le maire actuellement en fonction dans un délai de trois jours francs (non comptés le jour d’envoi de la convocation et le jour de la réunion).

La convocation est transmise par voie dématérialisée (où, si les conseillers en font la demande, par écrit)

L’ordre du jour de la séance

Suivant les préconisations du Conseil scientifique, il est conseillé que l’ordre du jour soit limité autant que possible à l’installation du conseil municipal :
• élection du maire ;
• délibération du conseil municipal désignant le nombre d’adjoints ;
• élections des adjoints.

Le maire sortant peut néanmoins inscrire à l’ordre du jour de cette première séance d’autres points que l’élection de l’exécutif : indemnités, délégations, désignations…
Le nouveau maire, une fois élu, peut cependant décider de renvoyer ces autres points de l’ordre du jour (en tout ou partie) à une séance ultérieure.

Le lieu de réunion du conseil municipal(article 9 de l’ordonnance n°2020-562 du 13 mai 2020)

Suivant les recommandations du Conseil scientifique, si la salle du conseil municipal en mairie ne permet pas d’assurer la tenue de la réunion dans des conditions conformes aux règles sanitaires exigées, le maire peut décider de réunir le conseil municipal en tout lieu, y compris situé hors du territoire de la commune dès lors que ce lieu :
• permet de garantir le principe de neutralité ;
• offre les conditions d’accessibilité et de sécurité nécessaires ;
• permet d’assurer la publicité des séances.

Dans ce cas, le maire doit informer préalablement le préfet du lieu retenu.

Pour l’information du préfet du Cantal, merci d’adresser un message à l’adresse de messagerie fonctionnelle suivante : pref-elections@cantal.gouv.fr

La présidence de la séance

Elle est dévolue au doyen d’âge jusqu’à l’élection du maire.

Le quorum

Pour ces élections du maire et des adjoints, le conseil ne délibère valablement que lorsque le tiers de ses membres en exercice est présent physiquement.

Chaque conseiller municipal peut être porteur de deux pouvoirs.

Par ailleurs, il n’est pas nécessaire d’être physiquement présent à la réunion pour être élu maire ou adjoint.

Les mesures sanitaires recommandées

• port du masque individuel ;
• lavage des mains avent d’entrer dans la salle ;
• espacement suffisant entre les participants (au moins 4 m² autour de chaque personne) ;
• nettoyage des mains au gel hydroalcoolique préalablement au remplissage du bulletin et après placement du bulletin dans l’urne ;
• utilisation par chaque participant de son stylo personnel pour signature de la liste d’émargement ;
• manipulation des bulletins lors du dépouillement et du comptage des votes par une seule personne
• opérations de dépouillement et de dénombrement des voix, visibles par tous les participants
• aération de la salle et nettoyage après la réunion.

La publicité des travaux du conseil municipal- présence du public

Le Conseil scientifique préconise une limitation du nombre de personnes présentes au cours de la réunion.

L’ordonnance n°2020-562 du 13 mai 2020 prévoit deux modalités. Le maire peut décider, en amont de la réunion de l’organe délibérant, que celle-ci aura lieu :

- sans présence de public (mais en maintenant le caractère public de la séance) 
- ou avec un effectif limité et adapté à la salle et au respect des « gestes barrières ».

Ainsi, trois possibilités s’offrent au maire :

• décider dès la convocation que la séance se tiendra sans public, avec retransmission par tous moyens des débats en direct (diffusion sur internet ou à l’extérieur de la salle du son et/ou de l’image etc.) ;

• décider dès la convocation que la séance se tiendra en présence d’un public en nombre limité ;

• réunir l’organe délibérant dans les conditions de droit commun avec possibilité de décider du huis clos dans les conditions fixées par l’article L. 2121-18 du CGCT (demande formulée par trois conseillers pour l’élection du maire puis vote sans débat de l’assemblée ; demande exprimée par le maire pour l’élection des adjoints puis vote sans débat de l’assemblée).

L’ensemble de ces dispositions sont à retrouver sur le site www.collectivites-locales.gouv.fr(rubrique Institutions)
Circulaire du 15 mai 2020 relative à l’installation de l’organe délibérant des communes et EPCI à fiscalité propre à la suite des élections du 15 mars 2020.
Notice explicative de l’ordonnance du 13 mai 2020 visant à adapter le fonctionnement des institutions locales et l’exercice des compétences des collectivités territoriales et des établissements publics locaux à la prolongation de l’état d’urgence sanitaire dans le cadre de l’épidémie de covid-19
Avis du Conseil scientifique Covid19 du 8 mai 2020 : réunion d’installation des conseils municipaux et des établissements public de coopération intercommunale.
Décret n° 2020-571 du 14 mai 2020 définissant la date d’entrée en fonction des conseillers municipaux et communautaires élus dans les communes dont le conseil municipal a été entièrement renouvelé dès le premier tour des élections municipales et communautaires organisé le 15 mars 2020